Case studies
Zapytaj o ofertę
  • Imię i nazwisko / Firma*:
  • telefon*:
  • E-mail*:
  • Informacje:

Elexel

Celem Systemu jest stworzenie automatycznej platformy służącej do usprawnienia pracy kancelarii adwokackiej, notarialnej czy radcowskiej. System udostępni narzędzie do pracy grupowej, usprawni komunikację pracowników kancelarii między sobą oraz komunikacje przedstawicieli kancelarii z klientami. Platforma będzie świadczyła usługi związane z organizowaniem, prowadzeniem i monitorowaniem pracy Kancelarii oraz zarzadzaniem dokumentami. Bedzie również oferowała automatyczne rejestrowanie czasu pracy pracowników i na tej podstawie automatyczne rozliczanie się z klientami.

CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU

 
Wszystkie funkcjonalności zostaną udostępnione w sześciu interaktywnych modułach:
  1. Profil Klienta –  moduł Profil Klienta (PK) pozwoli na zebranie na serwerze wszystkich danych  dotyczących klienta. Moduł będzie udostępniał wszystkie informację związane z kontaktami, akcjami, relacjami prowadzonymi przez pracowników kancelarii. W prosty i przejrzysty sposób będzie udostępniona historia aktywności związana klientem. Moduł będzie udostępniał możliwość przechowywania wszelkich informacji biznesowych tj. kontaktów, adresów itp.
    Moduł będzie składać się z następujących komponentów:
    • Komponent: Ewidencja klientów
    • Komponent Sprawy
    • Komponent Zadania
    • Komponent Spotkania
    • Komponent Załączniki
    • Komponent Notatki
    • Komponent Kalendarz
    • Komponent Umowy
    • Komponent faktur
    • Komponent płatności
    • Komponent niezafakturowanych pozycji
    • Komponent automatycznego generowania fv
    • Komponent automatycznego hurtowego wysyłania / drukowania fv
       
  2. Zarzadzania Dokumentami - moduł Zarzadzania Dokumentami (ZD) pozwoli na usystematyzowanie,
    grupowanie i wyszukiwanie dokumentów. Możliwe będzie tworzenie elektronicznego Segregatora Klienta, w którym będą pod foldery z poszczególnymi zleceniami i sprawami, dotyczącymi danego klienta. Po otrzymaniu przez Kancelarie zlecenia pracownik w Segregatorze Klienta tworzy indywidualny podfolder. Następnie z załączonych przez platformę wzorów dokumentów zdefiniowanych indywidualnie na rzecz każdej
    Kancelarii pracownik tworzy np. wezwanie do zapłaty. Data wezwania, termin płatności zostaną automatycznie wygenerowane i podobnie jak dane klienta Kancelarii wstawione do wezwania. Pisma beda zapisywać się w pod folderze klienta w postaci pliku, umożliwiającego jego modyfikacje jedynie na najwyższym poziomie uprawnień. Również poczta przychodząca droga elektroniczna i tradycyjna w postaci dokumentów papierowych (po zeskanowaniu) będzie umieszczana w odpowiednim podfolderze w
    Segregatorze Klienta. Użytkownik będzie miał możliwość wyszukiwania dokumentów po rekordach, nazwie, sygnaturze sprawy itp.
     
    Moduł będzie składać się z następujących komponentów:
    • Komponent dokumenty przychodzące
    • Komponent dokumenty wychodzące
    • Komponent segregatory
    • Komponent archiwa
    • Komponent dekretacje (operacje na dokumentach)
    • Komponent E-Mail (Webmail) z dopasowywaniem mail do klientów
    • Komponent korespondencja seryjna
    • Komponent Wersjonowania dokumentów
  3. Rozliczanie Czasu Pracy - do prawidłowego użytkowania modułu czasu pracy będzie wymagało wprowadzenia do PK dodatkowych informacji (np. okresu zawarcia umowy, stawki godzinowej) umożliwiających rozliczenie czasu pracy, generowanie billingów, a następnie faktur. W momencie zalogowania się przez pracownika Kancelarii do Segregatora Klienta zegar platformy zacznie liczyć czas spędzony na pracy dla danego klienta, przy czym automatyczne wyłączenie zegara nastąpi w przypadku zamknięcia pliku, pod folderu lub całego Segregatora. W przypadku pozytywnego zakończenia sprawy zostanie automatycznie wygenerowana faktura obejmująca policzona należność. Do danych związanych z wynagrodzeniem i umowa będą miały dostep tylko osoby ze strony klienta i Kancelarii z najwyższym poziomem uprawnień. Istnieje tez możliwość wpisania przez użytkownika do modułu RCP czasu pracy poświęconego klientowi poza kancelaria np. na rozprawie czy na negocjacjach, który również ujmowany będzie w rozliczeniu.
     
    Moduł będzie składać się z następujących komponentów:
    • Komponent ewidencja pracowników
    • Komponent rodzaje czasu pracy
    • Komponent rejestracja dzienna czasu pracy
    • Komponent zegar zliczający czas pracy
    • Komponent miesięczne zestawienie czasu pracy
    • Komponent karty pracy
    • Komponent raportów dot czasu pracy
    • Komponent rozliczania przepracowanych godzin
  4. Komunikacja z Klientem - W przypadku używania IV modułu Komunikacja z Klientem (KK) każdy klient Kancelarii otrzyma login i hasło wraz z poziomem uprawnień różnym dla każdego pracownika w zależności od potrzeb. Dokumenty utworzone przez Kancelarie będą się automatycznie zapisywać w Segregatorze Klienta. Jeżeli dokument zostanie zapisany ze statusem „zwykły” klient nie otrzyma powiadomienia, ale zmiany w dokumencie będą widoczne dla niego w jego profilu. Jeżeli użytkownik zapisze dokument ze statusem „ważny” klient otrzyma automatycznie powiadomienie na pocztę elektroniczna natomiast w przypadku zapisania dokumentu ze statusem „pilny” klient otrzyma oprócz e-maila również SMS. Klient będzie miał możliwość drukowania dokumentów, wpisywania uwag, zapytań a także załączania plików. O każdej informacji pozostawionej przez Klienta w Segregatorze Klienta Kancelaria będzie otrzymywała automatyczne powiadomienie na pocztę elektroniczna, a w przypadku spraw pilnych także SMS-em.  Platforma przewiduje również rozwiązanie wspólnej pracy na dokumencie pomiędzy dwoma lub więcej osobami. Użytkownik będzie mógł wprowadzać na bieżąco zmiany, które będą widoczne w czasie rzeczywistym na ekranie klienta lub innego użytkownika portalu (np. drugiego prawnika z kancelarii). Wszelkie omawiane zmiany i poprawki będą widoczne na ekranach każdego z uczestników wspólnej pracy.
     
    Moduł będzie składać się z następujących komponentów:
    • Komponent dostępu klienta do portalu
    • Komponent autentykacji i uprawnień klienta
    • Komponent dostępu klienta do treści systemu
    • Komponent komentarzy
  5. Interaktywne Formularze - Moduł   Interaktywne Formularze   będzie obejmował formularze używane w postepowaniu sadowym oraz umożliwi użytkownikowi tworzenie własnych wzorów. Przedmiotowy moduł będzie zintegrowany z Profilem Klienta i będzie podpowiadał właściwy miejscowo i rzeczowo sad oraz numery rachunków bankowych instytucji, na które powinny być wnoszone opłaty. Użytkownik rozpoczynając prace z klientem, będzie mógł skorzystać z IF i ściągnąć np. odpowiedni wzór pozwu. Dane takie jak strona powodowa oraz pozwana zostaną automatycznie zaimportowane z Profilu Klienta. Program również automatycznie będzie podpowiadał opłatę od pozwu wyliczona na podstawie wprowadzonej przez użytkownika wartości przedmiotu sporu. Automatyzacja wyboru sadu po wartości przedmiotu sporu uniemożliwi niedoświadczonym pracownikom czy aplikantom popełnienie błędu poprzez skierowanie sprawy do niewłaściwego sadu. Wyeliminuje tez błędne obliczenie opłaty sadowej. Dane sadów i gmin będą na bieżąco uaktualniane przez platformę. Archiwizacja Dokumentów.
     
    Moduł będzie składać się z następujących komponentów:
    • Komponent konfiguracji i definicji formularzy
    • Komponent nadawania uprawnień do formularzy
    • Komponent wydruku formularzy
    • Komponent exportu formularzy do innych formatów (pdf, word, excel)
    • Komponent archiwizacji formularzy
  6. Archiwizacja Dokumentów -  który pozwoli na zarzadzanie dokumentami klienta których sprawy są już zakończone. Moduł nie będzie pozwalał na uaktualnianie plików archiwalnych, a jedynie na ich odczyt .
     
    Moduł będzie składać się z następujących komponentów:
    • Komponent multi wyszukiwarki archiwalnych spraw i dokumentów
    • Komponent indexowania metadanych dokumentów
    • Komponent uprawnień dostępowych do zbiorów danych
    • Komponent segregowania
  7. Moduł dostępu mobilnego – będzie dostarczał funkcjonalność optymalizacji dostępu do systemu poprzez urzadzenia mobilne. Dostosowanie odbywać się będzie poprzez dopasowanie treści do mniejszej rozdzielczości a także dostarczenie uproszczonej nawigacji po systemie.
    W skład modułu będą wchodzić takie komponenty jak:
    • Komponent rozpoznawania przeglądarki klienta (przegladarka mobilna lub zwykła)
    • Komponent dostarczanie uproszczonej treści
    • Komponent zredukowanej nawigacji.
  8. Moduły systemowe – to będą moduły spinające całość modułów w spójny system. A będą to:
    • Komponent uprawnien
    • Komponent autentykacji
    • Komoponent nawigacji
    • Komponent historii aktywności
    • Komponent obiektów powiazanych

     
    Należy zwrócić szczególną uwagę na projektowanie powyższych przepływów – ich wygody, jasności przekazu oraz przejrzystości i celowości biznesowej.