Case studies
Zapytaj o ofertę
  • Imię i nazwisko / Firma*:
  • telefon*:
  • E-mail*:
  • Informacje:

KANCELARIA ADWOKACKA JACEK WILK I WSPÓLNICY

Kancelaria Adwokacka Jacek Wilk i Wspólnicy" Spółka komandytowa (dalej Kancelaria) świadczy pomoc prawną od roku 2000.  Siedziba Kancelarii znajduje się w Krakowie, na ul. Królewskiej. Kancelaria swoim zasięgiem działania obejmuje teren całego kraju, posiada także stałe biuro w Warszawie.



CHARAKTERYSTYKA KLIENTA


Zespół Kancelarii tworzą adwokaci, radca prawny, aplikanci adwokaccy i aplikanci radcowscy. Starannie dobrany zespół, w oparciu o wiedzę teoretyczną i umiejętności praktyczne, gwarantuje rzetelność i fachowość oraz wysoki poziom świadczonych usług.
Kancelaria współpracuje z kancelariami z Austrii, Czech, Niemiec i Szwajcarii. Zapewnia obsługę prawną w języku polskim, niemieckim i angielskim. Kancelaria specjalizuje się w kompleksowej obsłudze spółek prawa handlowego oraz małych i średnich przedsiębiorców. Zapewnia obsługę prawną w zakresie prawa cywilnego, prawa gospodarczego, prawa pracy i prawa podatkowego oraz prawa administracyjnego. Posiada także doświadczenie w prowadzeniu postępowań upadłościowych i naprawczych.
 
Kancelaria świadczy usługi prawne w zakresie kompleksowej obsługi prawnej procesów inwestycyjnych i budowlanych oraz świadczy usługi prawne związane z obrotem nieruchomościami i bieżącą obsługą prawną nieruchomości. Świadczy również pomoc prawną z zakresu prawa rodzinnego i prawa karnego.
 
Przychody spółki systematycznie rosną wraz ze wzrostem bazy klientów i ilości obsługiwanych podmiotów oraz liczbą prowadzonych spraw sądowych. Dynamika wzrostu przychodów w roku 2010 w relacji do roku 2009 wyniosła 134%. Utrzymanie takiej dynamiki wzrostu w przyszłości z potrzebą zagwarantowania obsługi klientów na najwyższym poziomie wymaga znaczącego usprawnienia oraz digitalizacji zachodzących w Kancelarii procesów.
 
Sprzedaż Kancelarii jest zdywersyfikowana. W strukturze sprzedaży znaczącą pozycję zajmuje obsługa podmiotów gospodarczych. Spółka cieszy się dobrą renomą wśród klientów, wynikającą przede wszystkim z wysokiej jakości obsługi. Kluczowe usługi w zakresie obsługi podmiotów gospodarczych obejmują:
  • przygotowanie dokumentów wymaganych dla założenia działalności podlegającej wpisowi do rejestrów i ewidencji,
  • przygotowywanie projektów uchwał, regulaminów, ogłoszeń wymaganych przez obowiązujące przepisy,
  • pomoc prawną przy prowadzeniu zgromadzeń wspólników i akcjonariuszy, prowadzenie obrad organów kolegialnych,
  • opracowywanie, opiniowanie oraz negocjowanie umów cywilnych i gospodarczych związanych z bieżącym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa,
  • doradztwo w sprawach kontraktów menedżerskich,
  • doradztwo w sprawach podatkowych związanych z bieżącym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa,
  • reprezentacja spółek i przedsiębiorców w sporach sądowych i administracyjnych.
 
Kancelaria świadczy kompleksowe usługi prawne w zakresie przygotowywania i prowadzenia procesów oraz reprezentacji w sporach sądowych i arbitrażowych.
Do najczęściej prowadzonych przez Kancelarię sporów zaliczyć należy:
 
  • sprawy cywilne, w szczególności sprawy z zakresu prawa zobowiązań, prawa rzeczowego i spadkowego,
  • sprawy gospodarcze, w szczególności windykacyjne i odszkodowawcze, oraz sprawy z zakresu nieuczciwej konkurencji,
  • sprawy z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych,
  • sprawy w postępowaniu administracyjnym, w tym przed sądami administracyjnymi,
  • sprawy karne oraz karnoskarbowe
  • sprawy rodzinne, w szczególności sprawy rozwodowe i alimentacyjne, sprawy związane z uregulowaniem kontaktów, sprawy podziału majątku małżonków.

OPIS SYSTEMU

 
System główny (centralny) składający się z następujących modułów:
 
  1. Ewidencja klientów - Klient w systemie posiada swoja kartę, na której widać całą aktywność związaną z tym klientem. Możliwe do wprowadzenia są także wszelkie potrzebne informacje związane z klientem tj: adresy, kontakty, uwagi, dane formalne. Zdefiniowane są także wszystkie atrybuty klienta umożliwiające podpisanie umowy (adres zamieszkania, korespondencyjny, NIP, pesel, datę urodzenia itd.)
    Moduł usprawni znacząco dotychczasową ewidencję klientów, która jest prowadzona w formie tradycyjnej – odręcznych zapisów i notatek. Proces katalogowania klientów, przyporządkowywania im odpowiednich atrybutów znacząco usprawni proces ich obsługi przez co zwiększy efektywność pracy merytorycznych pracowników Kancelarii. Dane ewidencjonowane w systemie będą wykorzystywane przezinne moduły: np. moduł kalendarza służącego do automatycznego uzgadniania możliwych terminów spotkań z osobami odpowiedzialnymi za sprawy po stronie klienta. W module sprawy będą udostępniane pewne informacje dla kontaktów ewidencjonowanych w module klienci. Jest to niezbędny moduł do funkcjonowania całego systemu.
     
  2. Pracownicy - Moduł który składa się następujących składników:
    • Ewidencja – kartoteka pracowników z odpowiednimi atrybutami, stawkami za prace, podziałem na stanowiska, działy, odpowiedzialność.
    • Uprawnienia – Moduł służący do definiowanie uprawnień do systemu. W systemie każdemu pracownikowi przypisujemy odpowiednie rolę, które implikują poziom dostępu tych pracowników do określonych zasobów.
    • Moduł pracy grupowej/zadanie grupowe – pogrupowanie zespołu, tak aby można było przydzielać zadania grupie, aby możliwa była współpraca pracowników wewnątrz grupy.
      Pracownicy będą mogli być podzieleni na grupy, co będzie się wiązało z umożliwieniem przydzielania zadań do grup, i łatwiejszym zarządzaniem nimi.
    • Zastępstwa - Moduł obsługuje w sposób zaawansowany proces obsługi kadrowej kancelarii. Jest to ważne zadanie, gdyż wiedza, kompetencje i przygotowanie merytoryczne pracowników Kancelarii w powiązaniu z ich zaangażowaniem w prowadzenie konkretnych spraw przesądzają o sukcesie danej kancelarii. Uporządkowanie danych dzięki modułowi pracownicy powinno ułatwić również alokowanie pracowników do konkretnych zadań z uwzględnieniem ich predyspozycji osobowych i posiadanych kwalifikacji. Moduł jest niezbędny w procesie rozliczania czasu pracy, oraz komunikacji z klientem i  pracy nad dokumentami. Musi być możliwość indywidualnego dostępu do zasobów systemu.
       
  3. Moduł Sprawy - Centralny moduł do obsługi prowadzonych spraw prawniczych.
    Ewidencjonowane sa wszelkie zdarzenia związane z praca, wszystkie dokumenty. Sprawy są podzielone na etapy. Możliwość definiowania szablonów spraw, tak aby od razu można było stworzyć nowa sprawę z ustalonymi etapami. System umożliwi prowadzenie pełnego terminarza sprawy wraz z historia oraz wygenerowanie raport ze sprawy.
    Do sprawy będzie można dołączyć wszystkie obiekty połączone z systemem jak np.: zadania, dokumenty, faktury, spotkania, koszty, adresy.
    Pozwala na usprawnienia procesu prowadzenia, modyfikacji, przeglądu i archiwizacji spraw prowadzonych dla kontrahentów kancelarii. Zapewnia dostęp na różnych poziomach do dokumentów, odpowiednio skatalogowanych i z różnym zakresem ingerencji w sprawę
    Centralny moduł systemu. Skupiają się tutaj wszystkie informacje dot prowadzonej sprawy. Częśc informacji jest automatyczne wysyłana do systemu obiegu dokumentów klientów oraz do systemu zadań i planowania pracy. Moduł integrujący wszystkie informacje. Niezbędny w procesie świadczenia usług oraz wymianie informacji,.
     
  4. Moduł Umowy -  Ewidencja umów oraz cen za każda godziny pracy. Na tej podstawie są dokonywane rozliczenia. Usprawnia proces identyfikacji umów, ich przyporządkowania do określonego kontrahenta, określenia zakresu zadań i kompetencji pracowników merytorycznych pod kątem ich prowadzenia, określenia zakresu rzeczowego współpracy oraz przyporządkowania posiadanych zasobów do założonych umownie celów. Proces automatycznej generacji faktur i wysyłania do systemów finansowych klientów wymaga posiadania informacji o stawkach godzinowych za jakie wnioskodawca pracuje. Moduł umów przechowuje takie informacje  które sa wykorzystywane w procesie ww B2B.
  5. Moduł synchronizacji dokumentów z zewnętrznymi systemami obiegu dokumentów klientów
    Automatyczna wymiana dokumentów i informacji pomiędzy systemem wnioskodawcy a systemem elektronicznego obiegu dokumentów klienta.
    Moduł w swojej podstawowej funkcjonalności zapewni proces wymiany wersji dokumentów. Jest to jeden z krytycznych procesów  B2B jakie występują w prowadzonej działalności. Często zdąża się ze poprzez wymianę wersji dokumentów za pomocą poczty email są gubione informacje, wersje nie są spójne, nie wiadomo kto i kiedy co zmienił. W razie kłopotów nie można znaleźć przyczyny pomyłki. Proces wymiany wersji dokumentów i nanoszenia poprawek za pomocą poczty email jest bardzo czasochłonny i kosztogenny. Moduł, który zapewni automatyczna wymianę dokumentów między systemem wnioskodawcy a systemami obiegu dokumentów klientów eliminując pocztę e-mail dramatycznie podniesie, jakość świadczonych usług i przyspieszy ich świadczenie.
    Moduł ułatwi proces dopasowania dokumentacji znajdującej się w obiegu pomiędzy partnerami i sprowadzenie jej do jednolitych form, szablonów, wzorów, formularzy. Należy podkreślić, że specyfika działalności prawniczej wymaga niejednokrotnie odpowiedniej formy, formularza, układu treści a nawet zwrotów i formuł używanych w określonych przypadkach. Dzięki wprowadzeniu tego modułu również partner uzyska odpowiednią formę i układ przesyłanych danych co w późniejszym czasie zmniejszy przykładowo liczbę uwag zgłaszanych przez sąd rejestrowy co przyśpieszy proces rejestracji zmian w KRS.
     
  6. Fakturowanie i finanse - System na podstawie danych z umów, czasu poświęconego przez pracowników nad spędzonymi zadaniami, kosztów dodatkowych i wpłat automatycznie tworzy faktury. Fakturę taką można wygenerować jako PDF i wysłać automatycznie do klienta   za pomocą adapterów komunikacyjnych. Klient posiada pełna historie rozliczeń. Moduł usprawni proces rozliczeń finansowych oraz pozwoli na otrzymywanie wymaganych danych ekonomicznych w czasie rzeczywistym. Rozliczenia będą przeprowadzane natychmiast  i automatycznie po wykonaniu usług. Automatycznie zostanie wysłana faktura do systemu księgowego klienta. Co przyspieszy proces B2B wymiany dokumentów finansowych,.
  7. Moduł kalendarz - Moduł wspierający organizacje pracy zleceniodawcy i pracowników. Możliwość definiowania spotkań, zadań, wydarzeń, alertów. System przypominania i alertów nadchodzących spraw i wydarzeń. Częściowo współdzielony z klientem, tak aby klient widział harmonogram postępu prac nad sprawa. Kalendarz będzie także udostępniony w aplikacji mobilnej, tak aby pracownicy mieli dostęp w każdej chwili do tej wiedzy. Krytyczna funkcjonalnością będzie system alertów, tak, aby wspomóc terminowość i planowanie.
    Moduł również przyczyni się do oszczędności finansowych zarówno po stronie Kancelarii jak i partnera. Przedłużanie prac nad konkretnym projektem, zadaniem wynikające ze złej organizacji czasu pracy prowadzi do obniżenia satysfakcji klienta powoduje możliwość negowania przedstawianych rozliczeń w zakresie czasu poświęconego na realizacje danego zadania a co za tym idzie jego kosztu. Jest to czynnik trudno mierzalny ale można z dużą dozą prawdopodobieństwa stwierdzić że dobra organizacja pracy uzyskana dzięki zastosowaniu modułu kalendarza pozwoli na lepszą organizację pracy i szybszą realizacją zadań a w perspektywie zwiększenie zamówień, zleceń uzyskiwanych od klienta. Sporym problemem jest umówienie spotkania dla większej ilości osób zaangażowanych w prowadzoną sprawę. Wymaga to niejednokrotnie kilkunastu telefonów w celu ustalenia dostępności większej ilości osób. Proces B2B – ustalanie spotkań – poprzez ten moduł zostanie diametralnie usprawniony i przyspieszony, Majac w jednym miejscu pełna informacje o dostępności wszystkich pracowników wnioskodawcy oraz pracowników klienta będzie można szybko ustalić możliwy termin spotkania i wysłać żądanie do klienta.
     
  8. Ewidencja płatności - Wszystkie płatności za faktury są odnotowywane w systemie. Możliwość definiowanie nadpłat, zaliczek. System może importować pliki z systemów bankowych i automatycznie przyporządkowywać płatności za faktury. Informacja o przyjętej płatności jest wysyłana do klienta droga automatyczna za pomocą adapterów.. Klient ma dostęp także to historii płatności. Moduł ważny dla usprawnienia procesu realizacji płatności i utrzymania płynności przez poszczególnych partnerów korzystających z systemu
  9. Windykacja - W systemie istnieje możliwość generowania wezwań do zapłaty(różne poziomy) dla klientów, drukowanie tych ofert a także automatyczne rozsyłanie do klientów.
    Moduł zostanie wykorzystany na poziomie Wnioskodawcy w zakresie zarządzania własną płynnością, możliwością uzyskiwania informacji o stanie należności, ich wiekowaniu oraz danych osób odpowiedzialnych ze strony kontrahenta za ich uregulowanie. Równie istotna jest kwestia miękkiej windykacji opartej na kontaktach z tymi osobami i monitowaniu ich spływu. Moduł znajdzie także istotne zastosowanie w zakresie usługowego nadzoru nad zarządzaniem płynnością partnerów systemu i ustanowienie połączenia informacji o przeterminowanych należnościach i szybkiego systemu ich windykowania przez Kancelarię.
  10. Moduł wydatków - Moduł będzie umożliwiał zarządzanie wydatkami kancelarii. Będzie istnieć możliwość dołączania wydatków poniesionych podczas prowadzenia  sprawy i późniejszego refakturowania tychże wydatków w zależności od umowy podpisanej z klientem. Wydatki będą eksportowane automatyczne do systemy obiegu dokumentów tak, aby klient natychmiast widział koszty związane z dana sprawa.
    Niektóre wydatki ponoszone przez wnioskodawcę są refakturowane. Aby system był spójny i kompletny wymagany jest ten moduł w procesie automatycznego rozliczania i wysyłania faktur. Moduł usprawni proces zarządzania finansami kancelarii i wprowadzi elementy rachunkowości zarządczej. Na dzień dzisiejszy taki proces ma charakter śladowy, bazuje na doświadczeniu, wyczuciu i intuicji biznesowej właściciela Kancelarii. Wymaga on znaczącej automatyzacji aby wyniki finansowe były możliwe do pozyskania w czasie rzeczywistym i w określonym poziomie szczegółowości. Zarządzanie wydatkami Kancelarii jest również szczególnie ważne w kontekście możliwości zwiększenia dynamiki prowadzonej działalności, co wiąże się z potrzebą stworzenia budżetu na nowe stanowiska pracy.
  11. Moduł e-mail - W systemie jest możliwość zdefiniowania klienta poczty odbierającej. Każda korespondencja e-mail przychodząca do firmy będzie miedzy innymi przechodzić przez system i będzie rozdzielana i przypisywana do odpowiednich kart klientów.
    Takie postępowanie spowoduje, że w karcie klienta oprócz pozostałych dokumentów powiązanych, będą znajdować się emaile. Proces ten będzie w pełni automatyczny.
    Nie można oczekiwać ze wszystkie informacje będą wysyłane za pomocą  komunikacji B2B. Niektóre informacje klienci wysyłają droga tradycyjna – email. Moduł wspomoże kompletowanie wszystkich informacji o prowadzonych sprawach. Te informacje w postaci dokumentów załączanych do sprawy będą ewidencjonowane i wysyłane do klientów. Co usprawni pracę i spowoduje automatyczną realizacje procesu B2B – wymiana informacji o prowadzonej sprawie.
  12. Moduł korespondencja seryjna - System umożliwia prowadzenie dowolnej korespondencji seryjnej z klientami bądź ich grupami. Będzie możliwość automatycznej, hurtowej wysyłki mailingu albo wydrukowania korespondencji papierowej. Moduł w ten sposób zapewni szybie wysyłanie cyklicznych informacji które do tej pory były wysyłane ręcznie.
  13. Moduł wersjonowania dokumentów - Centralne repozytorium dokumentów wraz z modułem wersjonowania. Historia zmian, akcje checkin / checkout pozwalające na zarządzaniem równoczesna praca nad tym samym dokumentem. Porównywanie wersji dokumentów. Przypisywanie dokumentów do spraw.
    Moduł usprawni pracę nad dokumentacją tworzoną przez Kancelarię i następnie uzupełnianą poprawianą przez partnera. Proces obiegu dokumentacji i jej wersjonowania na dzień dzisiejszy jest niewystarczająco zautomatyzowany. Wiele zmian, poprawek, uzupełnień „ucieka”, znika w czasie pracy nad dokumentacją, zwłaszcza w trakcie jej wymiany między stronami. Partnerzy Kancelarii proponują w praktyce różne sposoby przesyłania poprawek, uzupełnień, przykładowo informacja telefoniczna, protokół zmian, wykorzystanie narzędzia recenzja, komentarz z Worda, zaznaczanie na kolorowo, podkreślanie itp. W efekcie tworzy się chaos informacyjny znacząco obniżający efektywność obsługiwanych procesów. Moduł wersjonowania narzuci odpowiedni schemat zmian, cyfrowe oznaczenie wersji danego dokumentu i każdej kolejnej, zarejestrowanie osoby która wprowadziła odpowiednią zmianę w dokumencie. Zostanie tutaj usprawniony krytyczny z punktu widzenia kancelarii proces B2B – wymiana i uzgadnianie wersji dokumentów.
  14. Moduł wspomagania pracy grupowej - Moduł ogólny pozwalający na usprawnienie pracy grupie ludzi w obrębie jednej firmy. Podstawowymi obiektami są tutaj: Notatki, Załączniki, Zadania, Spotkania oraz moduły,  Moje obiekty  oraz wyszukiwanie globalne.
    • Notatki – istnieje możliwość dołączenia dowolnej notatki do każdego obiektu. Notatka posiada treść, datę dodania oraz wystawcę. Pozwala to na wymianę informacji pomiędzy pracownikami, jak również pozostawienie informacji do wykorzystania przy kontaktach z klientem.
       
    • Załączniki – do każdego obiektu (np. klient, umowa, fv) istnieje możliwość dołączenia dowolnego rodzaju pliku. Może to być zdjęcie, skan dokumentu, plik Word czy Excel. Pliki są wersjonowane, więc jest możliwość przywrócenia starszej wersji oraz zobaczenia kto zrobił zmiany.
       
    • Zadania – rozbudowany system zadań pozwala na usprawnienie pracy między grupą ludzi. Istnieje możliwość delegowania zadania do dowolnej osoby, wizualizacji tych zadań na kalendarzu jak również rozliczanie pracownika z zadań. Zadanie można powiązać z dowolnym obiektem – podobnie jak załącznik.
       
    • Spotkania – służą do ewidencji spotkań w obrębie firmy jak i spotkań z klientami. Zostaje zachowana historia spotkań. Spotkania są wizualizowane w module kalendarza.
       
       
    • Moje obiekty – lista podstawowych obiektów, które są do przypisane do pracownika i musi z nimi coś zrobić: np.: nie wykonane zadania itp.
       
    • Globalna wyszukiwarka – moduł pozwalający znaleźć dowolny obiekt z całego systemu wpisując dowolny ciąg znaków.
       
    • Historia aktywności – globalna historia aktywności całego systemu. Istnieje możliwość podglądu co kto i kiedy wykonał w systemie.
      Moduł realizuje znaczące usprawnienia procesu tworzenia i współpracy zespołów wieloosobowych, tworzonych zarówno w strukturze każdego z partnerów jak również zespołów interdyscyplinarnych tworzonych z pracowników merytorycznych wnioskodawcy i osób wskazanych przez partnera
       
  15. Dostęp mobilny - Z systemu można korzystać także przy wykorzystaniu urządzeń mobilnych (przystosowanie do wyświetlania na mobilnych urządzeniach).
    Zostanie  napisania dedykowana aplikacja mobilna  na tablety.  Aplikacja będzie pozwalała na dostęp do wszystkich dokumentów sprawy na urządzeniu mobilnym, dodawaniu wszelkich informacji oraz delegowaniu zadań. Zintegrowany kalendarz pozwoli na dostęp do danych poza biurem. Całość komunikacji będzie szyfrowana.
    Moduł dostępu mobilnego będzie miał wpływ zarówno na obieg dokumentów jak i ich dostępność i możliwość szybkiego skorzystania z posiadanej wiedzy i informacji. Należy zwrócić uwagę na fakt że obsługa klienta, partnera biznesowego przez Kancelarię ma bardzo często charakter mobilny. Może to być powiem spotkanie u klienta, negocjacje w siedzibie podmiotu trzeciego, rozprawa sądowa w dowolnej instancji. Podane przykłady nie wyczerpują długiej listy sytuacji, w których wymagana jest obecność pracownika merytorycznego Kancelarii poza jego siedzibą, który posiada pełną wiedzę zarówno o sprawie jak też szerokim kontekście zagadnień wraz ze znajomością aktualnych przepisów i procedur włącznie. Zapewnienie dostępu chociażby do modułu bazy wiedzy będzie wymagało w takim przypadku bardzo efektywnego  i sprawnie działającego modułu dostępu mobilnego. Moduł ten bierze udział pośrednio w procesach uzgadniania spotkań, wymiany dokumentów  oraz wymiany informacji o  statusie sprawy.
  16. Ewidencja czasu pracy pracowników - Rozbudowany moduł służący do ewidencji działań, jakie wykonują pracownicy podczas pracy nad sprawami.  W systemie są odnotowywane  wszystkie dokładnie informacje wykonywanych zleceń. Na tej podstawie są generowane raporty oraz faktury. Odnotowane jest opis prac, załączniki, wszelkie ustalenia i komentarze.
    Moduł kluczowy z punktu widzenia procesu rozliczeń wewnętrznych Kancelarii (głównie z pracownikami – pensje, premie, nadgodziny, efektywność realizacji zadań) jak i z partnerami (rozliczenie projektu, zadania, właściwe określenie honorarium przy zastosowaniu stawek określonych umową o współpracy). Obsługa klientów Kancelarii wymaga szczegółowego określenia czasu poświęconego na realizację konkretnego zadania. Moduł powinien umożliwić osobom decyzyjnym w Kancelarii w sposób jasny i przejrzysty nadzór nad pracą osób merytorycznych w kancelarii a także ocenić poziom zaangażowania w wykonywaną pracę oraz zdolności i umiejętności indywidualne pracownika. Proces obsługi klienta wymaga najczęściej załączenia do faktury godzinowego zestawienia w podziale na konkretne zadania i stawki stosowane do wyliczenia honorarium. Brak takiego zostawienia lub jego niedokładność, „naciąganie” może spowodować niezadowolenie klienta z obsługi, a w skrajnej sytuacji rezygnację ze świadczonych usług co wpływa negatywnie na przychody i sytuację finansową Kancelarii. Moduł kluczowy w procesie automatycznego rozliczania z klientami i generowania informacji o bieżącym statusie sprawy.
  17. E-kancelaria - Ewidencja dokumentów przychodzących droga tradycyjna – poczta .Moduł służy do digitalizacji takich dokumentów, oznaczania cyfrowo w postaci kodów kreskowych oraz przypisywania fizycznego miejsca składowania tych dokumentów.
    Moduł usprawni proces obiegu dokumentów w Kancelarii i między partnerami systemu, ułatwi ich przechowywanie i szybkość uzyskiwania odpowiedniej dokumentacji. Należy podkreślić że większość dokumentacji urzędowej, pism sądowych i procesowych jest przesyłana w tradycyjnych formach. Akta przeciętnej sprawy gospodarczej mogą zajmować kilka segregatorów dokumentów. Taki zasób informacji utrudnia znacząco proces przechowywania dokumentów, ich weryfikacji, oceny i możliwości pracy z nimi. Dzięki elektronicznemu systemowi obróbki tej dokumentacji, jej ewidencjonowania i katalogowania każdy z zainteresowanych partnerów systemu uzyska odpowiednio zdefiniowany dostęp do potrzebnych dokumentów.  Zostanie tutaj usprawniony proces wymiany dokumentów z klientami. Kancelaria prawnicza pracuje tylko na dokumentach i wymiana ich jest krytyczna ze względu na rodzaj działalności. Wersje cyfrowe będą natychmiast wysyłane do wewnętrznych dedykowanych systemów obiegu dokumentów klientów. To usprawni krytyczny proces B2B – proces wymiany dokumentów związanych z prowadzona sprawą
  18. Moduł obsługi centrali telefonicznej - Moduł, który ewidencjonuje przeprowadzone rozmowy i archiwizuje je. Możliwość przypisania rozmowy do sprawy, klienta. Będzie możliwość wysyłania zarchiwizowanych rozmów do systemów elektronicznego obiegu dokumentów klienta.
    Moduł obsługi centrali telefonicznej usprawni przynajmniej dwa procesy. Jednym jest ułatwienie pracy i wykonywania zadań przez pracowników poprzez sprzężenie z systemem katalogu rozmówców i kontaktów (szybkość połączenia z określoną osobą = oszczędność czasu), łatwość odnajdywania osób kontaktowych w określonych firmach i instytucjach, możliwość uzyskania połączenia w cyfrowej, jakości itp. Drugi i jeszcze ważniejszy proces dotyczy zapewnienia jakości obsługi i ewentualnych reklamacji. Jakość w świadczeniu obsługi prawnej ma znaczenie pierwszorzędne, decyduje o dalszej współpracy i cenie uzyskiwanej za usługę. Dzięki umożliwieniu zapisu wybranych rozmów i ich późniejszego odsłuchania osoby kierujące Kancelarią będą mogły określić kompetencje danego pracownika i umiejętność rozmowy z klientem oraz zaangażowania w prowadzone sprawy. W szczególnych przypadkach moduł ten będzie służył do obsługi reklamacji zgłaszanych przez klienta. Wówczas będzie istniała możliwość skonfrontowania relacji przedstawianej przez klienta ze stanowiskiem pracownika i na podstawie przeprowadzenia analizy pliku cyfrowego z zapisem rozmowy podjecie decyzji co do dalszych kroków, czyli uznania albo odrzucenia zgłoszonej reklamacji.
  19. Moduł podpisu elektronicznego - Moduł służący do podpisywania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
  20. Moduł integracji mailowej - rozdzielanie maili przychodzących w systemie
    Moduł sprzężony z systemem pocztowym, automatycznie będzie segregował pocztę emaliową przychodzącą i rozsyłał do różnych modułów. W miarę możliwości każdy email będzie przypisany do klienta, sprawy, zadania.
  21. Ewidencja organów oraz podmiotów
    Własna baza teleadresowa organów np.: komornicy, notariusze, firmy windykacyjne, sędziowie, adwokaci, radcy,.
    Będzie można powiązać kontaktu do spraw, tak aby usprawnić komunikacje i zdobywanie informacja.
    System będzie przechowywać istotne informacje o organach, sądach, etc.).  Będzie możliwość rozbudowywania tej bazy przez pracowników wnioskodawcy, tak aby zawierała najświeższe informacje.
    Moduł usprawniający proces przyporządkowania osób do odpowiednich podmiotów, z określeniem funkcji i zakresu kompetencji im przypadającym. Pozwala na charakterystykę organów zarządzających i nadzorczych podmiotów współpracujących, wskazuje na zakres relacji i powiązań między organizacjami, zarówno w kontekście osobowym, kapitałowym oraz określenia ewentualnego stosunku dominacji.
  22. Elektroniczna książka wysyłkowa dla poczty polskiej albo kurierów -  pocztowa książka nadawcza umożliwi generowanie na podstawie zaznaczonych dokumentów wszystkich formularzy które są potrzebne do wysłania istotnej poczty (zazwyczaj poczta taka wysyłana jest za potwierdzeniem nadania). Realizuje digitalizację procesu obsługi korespondencji z wykorzystaniem różnych dostępnych na rynku form jej realizacji. Proces prosty, ale czasochłonny stąd znacząca korzyść wynikająca z wprowadzonego systemu
  23. Baza wiedzy i generator dokumentów - Wzory umów, dokumentów, statutów, wzorów pism.  System umożliwi definiowanie poziomów dostępów do tej bazy.
    Moduł wspomagać będzie wytwarzanie wszelkiego rodzaju dokumentacji prawnej potrzebnej w prowadzonej działalności. Moduł będzie generował automatycznie na podstawie danych pewne dokumenty jak umowy, zaświadczenia, zgody na publikacje itp.
     
    Usprawnia proces gromadzenia, wykorzystania i obróbki dokumentacji stanowiącej kapitału intelektualnego wnioskodawcy jak również jego kooperantów. System pozwala na gromadzenie dokumentów i opracowań powstałych w ramach prowadzonych procesów obsługi klientów. Wiele z danych uzyskanych w trakcie prowadzenia spraw stanowi swoiste know how i możliwe jest do wykorzystania w innych operacjach podobnego rodzaju. Przykładowo uzyskanie wiążącej interpretacji organu podatkowego w jednej sprawie nie jest wiążące dla każdego kolejnego przypadku. Jednakże zastosowanie sprawdzonego w jednej sprawie wniosku oraz uzasadnienia stanowi duże prawdopodobieństwo uzyskania korzystnej interetacji w kolejnym przypadku, która jest już wówczas wiążąca. Generator dokumentów korzystający ze stworzonej bazy wiedzy automatyzuje proces tworzenia odpowiednich dokumentów wykorzystuje przy tym zdobytą już wcześniej wiedze dotyczącą konkretnych przypadków prawnych
  24. Moduł OCR  - Zostanie system zintegrowany z zakupionym systemem OCR, tak aby dokumenty które przychodzą w formie faxu czy poczta można było w szybki sposób zmienić na formę elektroniczna.
  25. Moduł raportowania - Moduł wyposażony w zbiór raportów które pokazują aktualny stan biznesu. Moduł zbiera dane z wszystkich modułów, obrabiają je i generują zestawienia.
  26. Moduł archiwizacji - Moduł, który będzie służyć do archiwizacji poszczególnych spraw w formacie możliwym do zapisania na zewnętrzny nośnik danych jak np.: Płyta CD. Takie płyty będzie można dołączać do fizycznych archiwów.
  27. Bezpieczeństwo wielowarstwowe - Moduł szyfrowania danych. Dostęp do danych będzie możliwy tylko i wyłącznie po podaniu odpowiednego klucza. Dane fizycznie będą zakodowane, więc dostęp osób trzecich do danych nie spowoduje odczytania ich. Zostaną wprowadzone odpowiednie mechanizmy kryptograficzne.
     
     
    Uzyskanie powyższych funkcjonalności pozwoli zautomatyzować następujące procesy biznesowe łączące wnioskodawcę i jego partnerów:
    • Proces tworzenia, przesyłu danych i dokumentów pomiędzy partnerami i wnioskodawcą oraz ich aktywizacja, ewidencja (w określonym zakresie),wersjonowanie i archiwizacja.
    • Proces planowania i dokumentacji współpracy.
    • Proces rozliczeń między wnioskodawcą a klientem.